Informations- und Kommunikationstechnik

Groupware - Allgemeine Anforderungen

Groupware sollte allgemeinen Anforderungen genügen, damit sie problemlos in den normalen Arbeitsablauf eines Unternehmens integrierbar ist.

1. Einheitliches Benutzerinterface

• Auch wenn die Teammitglieder über unterschiedliche EDV-Ausstattungen verfügen, müssen sie in der Lage sein, auf alle benötigten und vorhanden Informationen zugreifen zu können und ebenso eigene Informationen bereitzustellen. Die einzig "standardisierte" Benutzeroberfläche, die praktisch an jedem Arbeitsplatz vorzufinden ist, sind zur Zeit Webbrowser.
• Ein Zugriff über diese Oberfläche ist entsprechend eine unverzichtbare Bedingung.

2. Personalisierung

• Teammitglieder müssen ihre gewohnte Arbeitsweise wiedererkennen können.
• Änderungen an der Arbeitsumgebung müssen jedem Mitglied automatisch bekannt gegeben werden.
• Keinerlei Spezialwissen (z.B. HTML) ist notwendig, um ein attraktive und visuell ansprechende Arbeitsumgebung entwickeln zu können.

3. Erstellen und Veröffentlichen von Informationen

• Informationen müssen unter Umständen häufig geändert werden. Während des Änderns muss aber auf die letzte aktuelle Version weiterhin zugegriffen werden können.
• Neu hinzugefügte Informationen müssen erkennbar sein.
• Ein definierter Personenkreis wird bei Erstellung neuer Informationen automatisch benachrichtigt.
• Ein "Prüfen- und Zustimmen"-Ablauf (Review und Approval) bzw. ein sogenannter Redaktions-Workflow muss gewährleistet sein. Das heißt, dass zum Beispiel nur der Teamleiter die endgültige Freigabe einer Information erteilen kann oder dass diese Information bei Ablehnung automatisch an den Ersteller zur Überarbeitung zurück geleitet wird.
• Der Zugriff auf Informationen muss von jedem Ort aus und deshalb über das Internet möglich sein.

4. Offline-Benutzung

• Sowohl der Zugriff auf, als auch das Erstellen von neuen Informationen muss auch dann gewährleistet sein, wenn keine direkte LAN-Verbindung vorhanden ist. Demzufolge muss lokales Arbeiten unterstützt werden.
• Daraus ergibt sich auch die Anforderung, dass beim Wiederherstellen der Verbindung mit dem System veränderte Informationen auf beiden Seiten synchronisiert werden müssen.

5. Flexible Struktur

• Flexible organisatorische Strukturen müssen einen intuitiven Umgang mit den vorhandenen Informationen gewährleisten. Die Benutzer benötigen keinen zusätzlichen Lernaufwand.
• Die Integration gängiger Office-Anwendungen erlaubt eine schnelle und einfache Erstellung neuer Inhalte.

6. Sicherheit

• Nur die berechtigten Personen dürfen Zugriff auf Informationen erhalten.
• Innerhalb der Teamumgebung muss eine abgestufte Rechtevergabe möglich sein.

7. Echtzeit Kommunikation

• Alle Teammitglieder sollen sofort sehen, wer momentan Online ist und an Inhalten arbeitet. Es sollte eine sofortige Online Kommunikation mit dieser Personen möglich sein.