Informations- und Kommunikationstechnik

Groupware als zentrale Herausforderung für das Management von Kooperationen

Bidirektionale Kommunikation und Zusammenarbeit zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät - wird heute mit sogenannten Groupware- oder Teamware-Systemen bewältigt.

Sie dient insbesondere der technischen Unterstützung von weniger gut bis gar nicht strukturierbaren Prozessen. Also in Bereichen wo es auf Kreativität ankommt bzw. in Bereichen, in denen mehrere Menschen, oft örtlich und zeitlich verteilt, gemeinsam an einem Projekt arbeiten.

Kernelemente von Groupware sind:

• Kommunikations-,
• Kontakt-,
• Dokumenten- und
• Projektmanagement.

Im Kommunikationsmanagement unterscheidet man die beiden Dimensionen Ort und Zeit:

• gleicher Ort und unterschiedliche Orte, sowie
• gleichzeitige (synchrone) und nicht-gleichzeitige (asynchrone Kommunikation).

Daraus ergeben sich vier mögliche Szenarien, bei denen jeweils unterschiedliche Technologien zum Einsatz kommen. So stellt etwa die E-Mail ein Mittel zur asynchronen Kommunikation an unterschiedlichen Orten da, während Instant Messaging oder Telefonate zur synchronen Kommunikation an unterschiedlichen Orten verwendet werden. Zur asynchronen Verständigung am gleichen Ort können beispielsweise Forensysteme dienen, in denen Informationen anderen zugänglich gemacht werden. Einen Sonderfall stellt die synchrone Kommunikation am gleichen Ort da. Diese wird beispielsweise von Konferenz-Systemen unterstützt, muss aber nicht zwingend ein Bestandteil von Teamware in diesem Sinne sein.

Durch das Kontakt- und Dokumentenmanagement soll das Archivieren technischer und geschäftlicher Unterlagen und der zugehörigen Kontakthistorie unterstützt werden.

Das Projektmanagement unterstützt die gemeinsame Auftragsabwicklung, was u. a. Verantwortlichkeiten, Termine und Meilensteine betrifft.

Hürden beim Einsatz von Groupware sind:

• Der konsequente Einsatz durch die Beteiligten, denn ggf. müssen Daten redundant zur innerbetrieblichen IT-Umgebung gepflegt werden.
• Die Verhältnismäßigkeit der Funktionalität gegenüber den individuell abzubildenden Prozessen.
• Einführungsaufwand und Kosten, wobei diese ggf. durch den Einsatz von Open Source-Produkten reduziert werden können.

Bei überbetrieblich eingesetzter webgestützter Groupware wird auch von Virtual Workplaces (VW) gesprochen.